El diseño organizacional cuidadosamente planificado ayuda a la empresa a funcionar de manera eficiente y organizada. Pues si la estructura es ineficaz, se presentan problemas como la pérdida de ganancias, la rápida rotación de empleados y la pérdida de productividad.

Es por eso que los expertos en administración utilizan elementos claves para diseñar el plan adecuado para la empresa. Veamos estos elementos a continuación.

6 elementos de la estructura organizacional

Estos seis elementos actúan como seis bloques que los gerentes deben usar para desarrollar y estructurar la jerarquía organizacional. Los elementos claves en el diseño organizacional son:

• Diseñar trabajos
• Departamentalización
• Establecer relaciones de informes
• Distribuir autoridad
• Coordinar actividades
• Diferenciar actividades o posiciones

Diseñar trabajos

El diseño del trabajo es el primer bloque de construcción de la estructura de la organización; esto significa que debes definir las responsabilidades de cada individuo en el trabajo. Debes distribuir las responsabilidades y poner a cargo a quienes deben tomar las decisiones. También se deben identificar los objetivos y establecer indicadores apropiados de éxito.

Para esta tarea es buena idea consultar con un especialista en psicología industrial, tema que se ocupa de definir la estructura organizacional entre otros.

Las herramientas de diseño de trabajos son:

• Especialización laboral: es la herramienta más importante de todas. Significa desglosar todo el trabajo o tarea en partes más pequeñas y dividirlas en consecuencia.
• Modelo de características de trabajo (JCM): el diseño del trabajo se realiza considerando tanto la preferencia de los empleados como el sistema de trabajo requerido.
• Equipos de trabajo: se deben organizar equipos para realizar trabajos integrales y difíciles que requieren la experiencia de varios departamentos o profesores u organizaciones.
• Rotación de trabajo: consiste en estar moviendo sistemáticamente a los empleados de una tarea a otra.
• Ampliación del trabajo: implica aumentar el número total de tareas asignadas y realizadas por los trabajadores.
• Enriquecimiento del trabajo: con un enfoque más integral que la ampliación del trabajo, en esta parte los gerentes deben otorgar autoridad junto con la responsabilidad de los trabajos.

Departamentalización o agrupación de trabajos

Se refiere a estructurar formalmente una organización compuesta por varios departamentos y puestos gerenciales y sus relaciones entre sí. Existen varias bases para la departamentalización, pero las más comunes son:

• Departamentalización funcional: agrupa aquellos trabajos que involucran actividades iguales o similares.
• Departamentalización de producto: agrupar y organizar actividades en torno a productos o grupos de productos.
• Departamentalización del cliente: la organización estructura sus actividades para responder e interactuar con grupos específicos de clientes.
• Departamentalización por proceso: se aplica cuando la maquinaria o equipo utilizado requiere una habilidad especial, cuando es de gran capacidad o cuando tienes instalaciones técnicas.
• Localización o Territorio Departamentalización: agrupa lógicamente los trabajos en función de sitios o áreas geográficas definidos.

Establecimiento de relaciones de informes entre trabajos

Es el tercer elemento básico de la organización, consiste en aclarar la cadena de mando y el alcance de la gestión.

La cadena de mando muestra una clara línea de autor entre los puestos (gerentes) y el alcance de la gestión indica el número de personas que se reportan a un gerente en particular. En este bloque se define la jerarquía organizacional, sus posiciones y su línea.

Autoridad distribuida

La autoridad, dentro de una organización, es el derecho en una posición a ejercer discreción al tomar decisiones que afectan a otros. Es un poder que se otorga con la legitimidad de la organización. Así que en este bloque se determina cómo se distribuirá la autoridad entre los puestos. Esto implica, dar poder de decisión a ciertos empleados.

Por ejemplo, un gerente de almacén debe tener la autoridad para verificar la calidad del material que ingresa al almacén, para registrar todo lo que pasa en el almacenamiento, para verificar e informar sobre la cantidad de material y mucho más. Sin embargo, no tiene la autoridad para decidir el precio de venta de los productos. Por eso las organizaciones distribuyen la autoridad para que la organización funcione sin inconvenientes.

Dos cuestiones específicas que los gerentes deben abordar al distribuir la autoridad que son: delegación y descentralización.

Coordinación de actividades

La coordinación es esencial para la gestión y estructuración de las organizaciones. Los esfuerzos individuales deben coincidir en armonía con los objetivos generales de la organización. Las organizaciones modernas especializan funcionen y delegan autoridades a diferentes individuos, pero todas deben ser coordinadas para que sean eficientes.

Si a cada individuo se le permite realizar su función de manera eficiente sin tomar nota de la función conectada a la que realiza otro individuo, habrá caos en la organización. Por esa razón es importante que haya una coordinación completa, para que se logre la unidad de acción por parte de todos.

A menudo se presentan conflictos entre los ejecutivos de línea y el personal, esto llama al director ejecutivo a poner orden en la coordinación. El director ejecutivo debe coordinar no solo las funciones y actividades, sino también las personas que realizan diferentes funciones.

Diferencia entre actividades y posiciones

El último bloque establece la diferencia entre actividades y posiciones. Hay organizaciones que tienen cadenas de mando directas que son responsables del logro del objetivo de la organización.

Otras organizaciones cuentan exclusivamente con un puesto de personal solo está allí para proporcionar asesoramiento experto y apoyo para puestos de línea. En las organizaciones modernas, estas diferencias se difuminan y a veces ni siquiera existen.

La estructura de la organización es el patrón formal de interacciones y coordinación diseñado por la gerencia para vincular las tareas de los individuos y los grupos en el logro de las metas organizacionales. La diferenciación de actividades o posiciones, muchas veces determina la cultura de la empresa.

Si estás construyendo o administrando una organización o empresas necesitas una estructura, pues esta no solo garantiza el funcionamiento, sino también el cumplimiento de los objetivos. Si pones en marcha una estrategia con estos seis elementos claves, es seguro que garantizarás la eficiencia, siempre que te mantengas monitoreando y haciendo los cambios necesarios para alcanzar los objetivos.