Cómo diseñar un plan de operaciones

By Guías Leave a comment

Un plan operativo describe las tareas que cada empleado deberá realizar para lograr las metas establecidas en el plan estratégico En el siguiente post te diremos paso a paso cómo diseñar un plan de operaciones.

Qué es un plan de operaciones

La planificación operativa o plan de operaciones es lo que sucede cuando un equipo o departamento se basa en un plan estratégico de toda la empresa y lo pone bajo un microscopio.

El plan está orientado al futuro, traza los presupuestos y las metas del departamento para impulsar el éxito del plan estratégico con actividades específicas basadas en equipos para los próximos 1 a 3 años.

Los planes operativos funcionan mejor cuando todo un departamento participa, asignando fechas de vencimiento para las tareas, midiendo las metas para el éxito, informando sobre problemas y colaborando de manera efectiva.

Funcionan aún mejor cuando hay comunicación entre departamentos para garantizar que toda la máquina funcione sin problemas a medida que cada equipo alcanza su punto de referencia.

Cada plan tiene un efecto masivo en todos los miembros del equipo involucrados, y algunos de ellos pueden beneficiar a su empresa o perjudicarlos. Si es en detrimento de ellos, es mejor averiguarlo lo antes posible para que puedas modificar tu plan operativo y pivotar con facilidad.

Pero ese es el objetivo de la planificación operativa: puedes ver el efecto de tus operaciones en los resultados de la empresa en tiempo real, o en cada punto de referencia, para saber exactamente cuándo cambiar. Y con un plan que es tan personalizado para cada departamento como un plan operativo, tú sabes exactamente dónde van las cosas y por qué.

Cómo crear un plan de operaciones

Dado que los planes operativos se construyen en un esfuerzo por asignar fondos, recursos y personal para cada período de tiempo de 1 a 3 años, todos los pasos que debe incluir un plan operativo deben servir en última instancia para ese esfuerzo.

A continuación te decimos cómo crear un plan de operaciones paso a paso.

Visualiza el plan operativo

Como con cualquier plan de proyecto, es mejor comenzar con la visión. Las principales características de un plan operativo incluyen tareas para lograr objetivos particulares claramente definidos, además de la gestión de tu personal para garantizar que estén funcionando a niveles óptimos.

Identifica tu visión en lo que respecta a esos niveles, y luego puedes comenzar con la fase de investigación.

Investigar e identificar metas

Para comenzar a construir tu plan operativo, comienza por examinar tus objetivos. El objetivo de un plan operativo es abordar cinco preguntas principales:

  • ¿Cuál es el presupuesto? Considera dónde estabas el año pasado frente a este año.
  • ¿Dónde está el equipo ahora? Aborda esto desde una perspectiva presupuestaria, una perspectiva de recursos y desde una perspectiva de miembro del equipo.
  • ¿Dónde quiere estar el equipo? Piensa en esta época el próximo año, en dos años, en tres años, etc.
  • ¿Cómo llevamos al equipo allí?
  • ¿Qué puntos de referencia debemos utilizar para medir tú progreso? Esto puede incluir fechas límite de lanzamiento de productos, número de productos fabricados, número de casos de servicio al cliente cerrados, número de reseñas de 5 estrellas recibidas, número de clientes adquiridos, aumento de ingresos en un cierto porcentaje, etc.

Para responder a estas preguntas, deberás entrevistar a los miembros de tu equipo haciéndoles estas preguntas y luego categorizar sus respuestas.

Prioriza tus respuestas en un cuadrante: más fácil de ejecutar – más difícil de ejecutar y más importante de ejecutar – menos importante de ejecutar. Ahí es cuando tus objetivos comenzarán a tomar forma y se enfocarán.

Asignar presupuesto y personas

Una vez que hayas trazado tus objetivos, es importante tener en cuenta que el presupuesto de tu plan operativo proviene del presupuesto anual de tu departamento.

Entonces, dicho esto, el presupuesto es la línea superior a considerar al comenzar a asignar tareas, recursos y asignar presupuesto para los miembros del equipo.

Obtén comentarios también en esta etapa, ya que es posible que tengas a alguien más adecuado para el rol en el que lo has asignado, o etapas innecesarias que puedes eliminar del proceso por completo.

Informa sobre el plan operativo

Una vez que hayas trazado tu plan operativo, debes incluir objetivos claros con entregables, metas, cronogramas y el personal necesario para lograr el plan. Elabora un proceso para informar sobre todo a medida que avanza el plan.

Las partes interesadas, otros jefes de departamento y el liderazgo querrán revisar el progreso de tu plan operativo en cada punto de referencia, ya sea mensual, trimestral o basado en proyectos, así que asegúrate de informar sobre todos tus hallazgos y asegúrate de que el liderazgo aún esté a bordo.

Los paneles de proyectos pueden ser una solución sencilla para actualizaciones rápidas y precisas.

Ajusta el plan operativo según sea necesario

Al igual que con cualquier proyecto bien planificado, siempre debes estar listo para pivotar. ¿Alcanzaste un punto de referencia que arrojó resultados menos que deseables? Con un plan operativo, las actividades están tan detalladas que ahora puedes saber y comprender exactamente qué parte del plan no se estaba desempeñando a niveles óptimos.

Realiza ajustes, involucra a los miembros del equipo según sea necesario, obtén la aceptación de las partes interesadas y continúa con el siguiente punto de referencia con rtu plan operativo recientemente refinado.

Estos ajustes se pueden hacer fácilmente si tuviste la previsión de hacer tu plan utilizando un software de planificación de proyectos. Si tienes que realizar ajustes en una hoja de Excel estática o en un documento de Word, todos los cambios pueden tardar horas en actualizarse.

El software de planificación de proyectos, por otro lado, es una herramienta dinámica que te permite planificar proyectos, asignar trabajos, realizar un seguimiento del progreso y realizar cambios con facilidad.

Debido a que todos tus recursos se encuentran en una ubicación en línea, los cambios se actualizan automáticamente a través del software, en tiempo real. Vea el video a continuación para obtener más información sobre cómo el software de planificación de proyectos puede ayudarte con tu plan de operaciones.

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