El análisis y la planificación financiera (FP&A) son los procesos de presupuesto, pronóstico y análisis que respaldan la salud financiera y la estrategia comercial de una organización.

La disciplina FP&A combina un análisis en profundidad de los datos operativos y financieros para ayudar a alinear los procesos y estrategias comerciales con los objetivos financieros, y para evaluar el progreso hacia esos objetivos.

Se basa en gran medida en el análisis estadístico para medir y planificar las operaciones comerciales y pronosticar su impacto financiero, teniendo en cuenta las variables internas, pero también las tendencias demográficas y económicas más amplias, así como la evaluación subjetiva y cualitativa. En el siguiente post, te hablaremos sobre el análisis y Planificación Financiera (FP&A) para emprendedores

Qué es el Análisis y Planificación Financiera

En pocas palabras, FP&A (Análisis y Planificación Financiera) es el proceso de determinar cómo tu empresa te permitirá alcanzar tu visión, metas estratégicas y objetivos. Mientras que la contabilidad se trata de mirar hacia atrás, FP&A se trata de mirar hacia adelante.

En el mundo de las startup, puedes decir cuán importante es la planificación al observar a algunas de las compañías sin ingresos y con grandes valoraciones: gran parte del valor de la compañía proviene de sus ganancias futuras proyectadas.

Es seguro decir que, sin importar el tamaño de tu empresa, tendrás que participar en la elaboración de presupuestos, pronósticos y análisis que respalden las decisiones importantes de tus ejecutivos.

Desarrollar el talento financiero que necesitas en una startup o pequeña empresa es un proceso gradual. En una nueva empresa, la función FP&A a menudo es manejada por los fundadores con asistencia externa. A medida que la empresa crece, el controlador o el CFO a menudo estarán a cargo del FP&A. Y a medida que la empresa crezca, un equipo de FP&A a tiempo completo probablemente será una inversión valiosa.

La creciente magnitud de la complejidad financiera, el recuento de empleados, los ingresos y la financiación externa son los impulsores de la evolución de la infraestructura financiera en el inicio. FP&A será una parte integral de las finanzas y la contabilidad, ya sea interna o externamente.

El gerente de FP&A ayudará con la preparación de informes internos y externos, materiales para la junta directiva, material de análisis financiero mensual y proporcionará planificación y análisis ad-hoc para la organización. En una empresa bien estructurada, el controlador administrará la contabilidad financiera, y las personas de FP&A estarán a cargo de la contabilidad de gestión.

El flujo de trabajo de un administrador de FP&A incluye:

• Creación de sistemas y procesos a diario.
• Análisis y pronósticos de flujo de caja a corto plazo.
• Análisis de rutina de los controles internos.
• Creación y análisis de modelos financieros y simulaciones.
• Anticipando escenarios sobre el flujo de caja y las proyecciones financieras de la compañía
• Implementación de estrategias de crecimiento mensual, trimestral y anual.
• En términos generales, el gerente de FP&A estará a cargo de los procesos que respaldan la salud y la estrategia comercial de una organización y aseguran la supervivencia financiera básica.

Diferencia con Contabilidad y Análisis de Negocio

La FP&A va más allá del mantenimiento de registros y la información financiera de la contabilidad y, en cambio, implica analizar los estados financieros producidos por el proceso contable, junto con otros datos financieros y operativos.

Por ejemplo, un analista de FP&A es probable que monitorice, analice y ayude a gestionar el capital de trabajo. El analista calcula el capital de trabajo restando los pasivos corrientes de los activos corrientes, que son ambas cifras que se encuentran en el balance general, un estado financiero estándar en contabilidad. El analista podría alertar a sus colegas sobre una tendencia a la baja peligrosa en el capital de trabajo y recomendar formas de mejorarlo, como acelerar el cobro de cuentas por cobrar o reducir el inventario.

Del mismo modo, el departamento de FP&A tiene responsabilidades importantes en el seguimiento y análisis del flujo de efectivo, una medida de cuánto dinero entra y sale dentro de un cierto período de tiempo, como se registra en las cuentas mantenidas en el libro mayor, otra herramienta estándar en contabilidad.

FP&A implica analizar datos de flujo de efectivo para detectar tendencias positivas y negativas que afectan la salud financiera general y recomendar estrategias de mejora, como préstamos para satisfacer necesidades a corto plazo.

La planificación (P)

Los contadores registran los resultados históricos, y luego los profesionales de FP&A toman esta información y la analizan y explican el desempeño histórico (la “A” en FP&A). Luego pronosticaron los resultados del período futuro utilizando las ideas aprendidas del análisis (la “P” en FP&A).

El núcleo del papel de FP&A realmente reside en el aspecto de “planificación”, ya que no solo implica pronosticar cómo cambiarás el resultado final con el tiempo, sino que también incluye contribuir a una solución sobre cómo cerrar la brecha financiera.

El propósito de la planificación financiera es indicar el potencial de la empresa y presentar un cronograma de viabilidad financiera. El plan financiero es básico para la evaluación del proyecto y debe representar tus mejores estimaciones de los requisitos financieros.

Para asegurarte de que la cadena de valor, el ciclo de caja y los otros fundamentos económicos tengan sentido en términos de oportunidades comerciales y estrategias generales de la compañía, intenta obtener respuestas a las siguientes preguntas:

¿Cuáles son tus márgenes brutos y operativos?

¿Cuál es tu potencial de ganancias?

¿Qué tan duradera es la corriente de ganancias?

¿Cuáles son las variables que intervienen en la determinación de precios y producen ganancias?

¿Cuáles son tus costos fijos, variables y semi variables?

¿Qué activos se usan y se usarán en el negocio?

¿Cuántos meses para alcanzar el punto de equilibrio dado tu financiamiento propuesto?

¿Cuántos meses para alcanzar un flujo de caja positivo?

¿Cuándo te quedarás sin efectivo?

¿Puedes prever cambios significativos en el flujo de efectivo a medida que creces?

Además, debes recordar siempre documentar todas las suposiciones que respalden los números y los estados financieros pro-forma (proyectados), como las suposiciones hechas en el momento de las cobranzas y cuentas por cobrar, los términos de pago a los proveedores, los salarios planificados y los aumentos salariales, los aumentos anticipados en cualquier gasto operativo, características de estacionalidad del negocio, etc.

Además, en entornos de alto crecimiento, el desarrollo organizacional es a menudo un factor clave, así que no olvides incluir también los supuestos del personal. Más empleados generarán más complejidad y la necesidad de más financiamiento.

Ten en cuenta que para estimar las necesidades de flujo de efectivo, debes utilizar siempre la contabilidad basada en efectivo en lugar de la acumulación, es decir, utiliza el análisis de efectivo en tiempo real de los ingresos y desembolsos esperados.

Y, por último, debes actualizar tu tabla de capitalización que muestra la propiedad y el capital invertido en función de los requisitos de financiación externa necesarios para impulsar la transformación y el crecimiento.

El análisis (A)

Esta es la parte de análisis. Este análisis de FP&A se trata de comprender las finanzas de tu negocio, tanto cuantitativa como cualitativamente, ya que a veces las finanzas no se trata de dinero. Estas son algunas de las preguntas básicas que debes hacerte y que el análisis financiero puede ayudarte a responder:

¿Cuánto tiempo lleva hacer que un cliente compre tu producto?

¿Cuánto efectivo necesitas para alcanzar el próximo hito?

¿Cuánto gastamos en marketing para generar los ingresos que estamos buscando?

¿Cuánto tiempo llevará convertir un prospecto en un cliente que paga?

Estas son las actividades básicas involucradas en el análisis financiero que necesitas saber:

Análisis de estándares: El análisis debe abarcar tres años, incluido el estado de resultados y el balance general del año actual y anterior, si corresponde; y pronósticos de ganancias y pérdidas para los próximos tres años, incluidos estados de resultados y balances pro forma, y ​​un gráfico de equilibrio.

Análisis de flujo de caja: Durante los años iniciales, generalmente el nivel de ganancias no cubrirá las necesidades operativas financieramente, y las entradas de efectivo a menudo no coinciden con las salidas de efectivo reales a corto plazo. Debes detallar la cantidad y el momento de las entradas y salidas de efectivo esperadas. Determina la necesidad y el momento de financiamiento adicional e indica los requisitos máximos para capital de trabajo.

Cuadro de equilibrio: Un cuadro que muestra el nivel de ventas y producción que cubrirá todos los costos, incluidos los costos que varían con la producción, destacando las oportunidades para aprovechar los costos de escala y los que no.

Especificar supuestos: Junto con los cronogramas, debes especificar los supuestos detrás de elementos tales como niveles de ventas y crecimiento, cobros y períodos de cuentas por pagar, saldos de efectivo u operaciones de costos.

Análisis de sensibilidad: También es estándar realizar un análisis de sensibilidad, como por ejemplo, cuál sería el efecto de una reducción del 20% en las ventas de aquellos proyectados o un nivel de costos de productividad un 20% más alto, y que podría evitar que se alcancen las metas de ventas y ganancias de la empresa .

Además, debes describir cómo informarás los costos y con qué frecuencia, quién será responsable del control de los diversos elementos de costos y cómo tomarás medidas sobre los excesos presupuestarios. Finalmente, resalta las conclusiones importantes, que incluyen, entre otras, la cantidad máxima y el momento del efectivo requerido, la cantidad de deuda y capital necesarios y la rapidez con la que se puede pagar cualquier deuda.

Principios a tener en cuenta

A continuación te presentamos los diez mejores principios a tener en cuenta:

• Ten un buen plan. La planificación financiera es fácil de entender y simple de ejecutar. A menudo determina si una empresa tendrá éxito o fracasará. Un buen plan es una herramienta muy poderosa. Así que: Primeramente, define el núcleo de la oportunidad de negocio y la estrategia para aprovecharla, segundo comienza a examinar los requisitos financieros en términos de activos necesarios y necesidades operativas, y tercero, finalmente identifica los detalles.
• La oportunidad comercial siempre lidera e impulsa la estrategia comercial que a su vez impulsa los requisitos financieros, las fuentes y las estructuras de negociación, y la estrategia financiera.
• La creatividad juega un papel muy importante en la planificación financiera. Como emprendedor, debes mirar creativamente tu empresa y considerar formas alternativas de lanzarla y financiarla.
• FP&A es un ciclo continuo y, a menos que la empresa deje de existir, el proceso de FP&A nunca se detiene. El ciclo de vida financiero determina el capital disponible a lo largo del tiempo para diferentes tipos de empresas en diferentes etapas de desarrollo.
• La estrategia de financiación está determinada en última instancia por las alternativas disponibles, por lo que el principio es obvio: idealmente, recauda dinero cuando no lo necesitas.
• El efectivo es el Rey, y el flujo de efectivo es la reina, refiriéndose a la inmensa importancia del efectivo en la salud general de una nueva empresa o negocio nuevo. El efectivo es el alma de una nueva empresa. La falta de administración de efectivo es una de las causas más citadas de problemas de la compañía.
• Crear una confianza cerebral de los mentores, asesores y entrenadores adecuados es una de las armas secretas más valiosas del empresario, así que debes aprender a comunicarte.
• Usa los recursos de otras personas (OPR), puede ser tan simple como cualquier persona o cualquier cosa disponible que ayude a promover tu proyecto. El control de los recursos en lugar de la propiedad de los recursos es la clave para una estrategia de recursos, ya sabes eso que dicen que: “menos es más”.
• Las hojas de cálculo (una espada de doble filo) no son más que pedazos de papel de contabilidad adaptados para usar con una computadora. Si bien el análisis por computadora es un gran recurso, también es una fuente de problemas para los emprendedores que tienen el impulso de dejarse llevar por los horarios y los cálculos antes de aplicar hechos basados ​​en una comprensión del negocio.
• El análisis debe basarse en percepciones sólidas sobre una oportunidad, de lo contrario, casi siempre es inexacta. Si la oportunidad de negocio no está bien definida, jugar con los números será solo eso “jugar”.