Una organización típica se divide en nivel operativo, medio y superior. Los requisitos de información para los usuarios en cada nivel son diferentes. Con ese fin, hay varios sistemas de información que apoyan a cada nivel en una organización.

En este artículo te diremos cuáles son los diferentes tipos de sistemas de información, el nivel organizacional que los utiliza y las características del sistema de información en particular.

Sistema de gestión de recursos humanos

Un HRMS, o sistema de gestión de recursos humanos, es un conjunto de aplicaciones de software que se utilizan para gestionar los recursos humanos y los procesos relacionados a lo largo del ciclo de vida del empleado.

Un HRMS permite a una empresa comprender completamente a su fuerza laboral mientras cumple con las leyes tributarias y las regulaciones laborales cambiantes.

El personal de RR.HH. son los usuarios principales, dado que ejecutan las operaciones diarias de la fuerza laboral y son responsables de los informes de cumplimiento y desempeño. Sin embargo, RR.HH. no es el único departamento que se beneficia. Los gerentes pueden utilizar un HRMS para generar datos sobre las tendencias de la fuerza laboral y sus implicaciones comerciales.

Y dado que los costos relacionados con recursos humanos son algunos de los mayores gastos en los que incurre una empresa, la integración de HRMS con el sistema de nómina de sueldos es invaluable para los equipos financieros. 

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Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

Los sistemas de procesamiento de transacciones se utilizan para registrar las transacciones comerciales diarias de la organización. Son utilizados por usuarios a nivel de gestión operativa. El objetivo principal de un sistema de procesamiento de transacciones es responder preguntas de rutina tales como:

• ¿Cómo se vendieron las impresoras hoy?
• ¿Cuánto inventario tenemos a mano?
• ¿Cuál es la deuda pendiente para John Doe?

Al registrar las transacciones comerciales diarias, el sistema TPS proporciona respuestas a las preguntas anteriores de manera oportuna.

• Las decisiones que toman los gerentes operativos son rutinarias y muy estructuradas.
• La información producida por el sistema de procesamiento de transacciones es muy detallada.

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Sistema de información de gestión (MIS)

Los gerentes tácticos utilizan los sistemas de información gerencial (MIS) para monitorear el estado de desempeño actual de la organización. La salida de un sistema de procesamiento de transacciones se utiliza como entrada a un sistema de información de gestión.

El sistema MIS analiza la entrada con algoritmos de rutina, es decir, agrega, compara y resume los resultados para generar informes que los gerentes tácticos usan para monitorear, controlar y predecir el desempeño futuro.

Por ejemplo, la información procedente de un sistema de punto de venta se puede utilizar para analizar las tendencias de los productos que funcionan bien y los que no funcionan bien. Esta información se puede utilizar para realizar futuros pedidos de inventario, es decir, aumentar los pedidos de productos con buen rendimiento y reducir los pedidos de productos que no funcionan bien.

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Sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones son utilizados por la alta dirección para tomar decisiones no rutinarias. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones utilizan información de sistemas internos (sistemas de procesamiento de transacciones y sistemas de información de gestión) y sistemas externos.

El principal objetivo de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones es proporcionar soluciones a problemas que son únicos y cambian con frecuencia. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones responden preguntas como:

• ¿Cuál sería el impacto del desempeño de los empleados si duplicamos el lote de producción en la fábrica?
• ¿Qué pasaría con nuestras ventas si un nuevo competidor ingresara al mercado?

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones utilizan modelos matemáticos sofisticados y técnicos estadísticos (probabilidad, modelado predictivo, etc.) para proporcionar soluciones y son muy interactivos.

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Diagrama piramidal

Comprender los distintos niveles de una organización es fundamental para comprender la información requerida por los usuarios que operan en sus respectivos niveles. Ante esto, el diagrama piramidal se mueve en tres niveles que son:

• Nivel de gestión operativa: El nivel operativo se ocupa de realizar las transacciones comerciales diarias de la organización.
• Nivel de gestión táctica: Está dominado por gerentes de nivel medio, jefes de departamento, supervisores, etc. 
• Nivel de gestión estratégica: Este es el nivel más alto de una organización. Los usuarios de este nivel toman decisiones no estructuradas.