Ya sea que estés trabajando en un proyecto pequeño con objetivos comerciales modestos o en una iniciativa grande de varios departamentos con implicaciones corporativas radicales, es esencial comprender el ciclo de vida de la gestión de proyectos.

Esta gestión de proyectos está comprendida por cuatros fases. Y es en este post donde te explicaremos las 4 fases en administración de proyectos para que puedas mantener tus proyectos completamente organizados desde el principio hasta el fin.

El ciclo de vida de la gestión de proyectos describe procesos de alto nivel para entregar un proyecto exitoso. Se puede evitar el desperdicio de dinero y recursos con una gestión eficaz del proyecto. Y son las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, la mejor manera de hacerlo.

Fases en administración de proyectos

El ciclo de vida de la gestión de proyectos generalmente se divide en cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. Estas fases conforman el camino que lleva tu proyecto desde el principio hasta el final.

A continuación te los explicamos uno a uno.

Iniciación

Primero, debes identificar una necesidad, problema u oportunidad de negocio y hacer una lluvia de ideas sobre las formas en que tu equipo puede satisfacer esta necesidad, resolver este problema o aprovechar esta oportunidad.

Durante este paso, determinarás un objetivo para tu proyecto, determina si el proyecto es factible e identifica los principales resultados para el proyecto.

Pasos de gestión del proyecto para la fase de iniciación

• Los pasos para la fase de inicio del proyecto pueden incluir lo siguiente:
• Realización de un estudio de viabilidad: identifica el problema principal que resolverá tu proyecto y si tu proyecto dará una solución a ese problema
• Identificación del alcance: definir la profundidad y amplitud del proyecto
• Identificación de entregables: define el producto o servicio a proporcionar
• Identificación de las partes interesadas del proyecto: averigua a quién afecta el proyecto y cuáles pueden ser tus necesidades
• Desarrollo de un caso de negocio: utiliza los criterios anteriores para comparar los costos y beneficios potenciales del proyecto para determinar si avanza.
• Desarrollar una declaración de trabajo: Documenta los objetivos, el alcance y los resultados del proyecto que hayas identificado previamente como un acuerdo de trabajo entre el propietario del proyecto y los que trabajan en el proyecto.

Planificación

Una vez que se aprueba el proyecto para avanzar en función de tu caso de negocio, declaración de trabajo o documento de inicio del proyecto, pasas a la fase de planificación.

Durante esta fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, divides el proyecto más grande en tareas más pequeñas, creas tu equipo y preparas un cronograma para la finalización de las tareas.

Crea objetivos más pequeños dentro del proyecto más grande, asegurándote de que cada uno sea alcanzable dentro del marco de tiempo. Los objetivos más pequeños deben tener un alto potencial de éxito.

Pasos de gestión del proyecto para la fase de planificación

Los pasos para la fase de planificación del proyecto pueden incluir lo siguiente:

• Creación de un plan de proyecto: identifica la línea de tiempo del proyecto, incluidas las fases del proyecto, las tareas a realizar y las posibles restricciones
• Creación de diagramas de flujo de trabajo: visualiza tus procesos para asegurarte de que los miembros del equipo entiendan claramente tu papel en un proyecto
• Estimación del presupuesto y creación de un plan financiero: usa estimaciones de costos para determinar cuánto gastar en el proyecto para obtener el máximo retorno de la inversión
• Recopilación de recursos: construye tu equipo funcional a partir de grupos de talentos internos y externos mientras te aseguras de que todos tengan las herramientas necesarias (software, hardware, etc.) para completar sus tareas
• Anticipando riesgos y posibles obstáculos de calidad: identifica los problemas que pueden hacer que tu proyecto se detenga mientras planeas mitigar esos riesgos y mantener la calidad y el cronograma del proyecto.
• Realizar una  reunión de inicio del proyecto: reúne a tu equipo y describe el proyecto para que puedan ponerse a trabajar rápidamente

Ejecución

Una vez que hayas recibido la aprobación comercial, desarrollado un plan y formado tu equipo. Es el momento de ir a trabajar. La fase de ejecución convierte tu plan en acción.

El trabajo del gerente del proyecto en esta fase del ciclo de vida de la administración del proyecto es mantener el trabajo encaminado, organizar a los miembros del equipo, administrar los plazos y asegurarse de que el trabajo se realice de acuerdo con el plan original.

Pasos de gestión del proyecto para la fase de ejecución

Los pasos para la fase de ejecución del proyecto pueden incluir lo siguiente:

• Creación de tareas y organización de flujos de trabajo: Asigna aspectos granulares de los proyectos a los miembros apropiados del equipo, asegurándose de que los miembros del equipo no estén sobrecargados de trabajo.
• Informar a los miembros del equipo sobre las tareas: explica las tareas a los miembros del equipo, proporciona la orientación necesaria sobre cómo deben completarse y organiza la capacitación relacionada con el proceso si es necesario
• Comunicarse con los miembros del equipo, los clientes y la alta dirección: proporciona actualizaciones a los interesados ​​del proyecto en todos los niveles
• Monitoreo de la calidad del trabajo: asegúrate de que los miembros del equipo cumplan con sus objetivos de tiempo y calidad para las tareas
• Gestión del presupuesto: supervisa los gastos y mantén el proyecto en marcha en términos de activos y recursos

Si ya tienes un proceso debidamente documentado, la ejecución del proyecto será mucho más fácil.

Dependiendo de la metodología de gestión de proyectos que sigas, hay muchas herramientas visuales que puedes aplicar para ver qué entregables se han completado para garantizar que tu proyecto se mantenga encaminado.

Cierre

Una vez que tu equipo ha completado el trabajo en un proyecto, es hora de ir a la fase de cierre. En la fase de cierre, proporcionarás resultados finales, liberarás recursos del proyecto y determinarás el éxito del proyecto.

Sin embargo, el hecho de que el trabajo principal del proyecto haya terminado no significa que el trabajo del gerente del proyecto haya terminado; todavía hay cosas importantes que hacer, incluida la evaluación de lo que funcionó y lo que no funcionó con el proyecto.

Pasos de gestión del proyecto para la fase de cierre

Los pasos para la fase de cierre del proyecto pueden incluir lo siguiente:

• Análisis del rendimiento del proyecto: determina si se cumplieron los objetivos del proyecto (tareas completadas, a tiempo y dentro del presupuesto) y si el problema inicial se resolvió mediante una lista de verificación preparada.
• Análisis del rendimiento del equipo: evalúa el desempeño de los miembros del equipo, incluido si cumplieron sus objetivos junto con la puntualidad y la calidad del trabajo
• Documentación del cierre del proyecto: asegúrate de que todos los aspectos del proyecto se completen sin que queden cabos sueltos y que proporcione informes a las partes interesadas clave
• Realización de revisiones posteriores a la implementación: realiza un análisis final del proyecto, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas para proyectos similares en el futuro
• Contabilización del presupuesto utilizado y no utilizado: asigna los recursos restantes para proyectos futuros.