Cuando se hace de manera efectiva, la delegación es una manera increíblemente poderosa para que los líderes y aquellos con autoridad puedan manejar su tiempo y ser más efectivos.

Más que eso, realmente entrena a otros en nuevas habilidades y motiva al equipo a nuevas alturas.

Para delegar de manera efectiva, sigue estos cuatro pasos;

1. Encuentra las tareas correctas para delegar
2. Identifica a las personas adecuadas para hacer el trabajo
3. Proporcione instrucciones claras y monitoree el progreso
4. Revisa los resultados y da tu opinión.

Si sigues estos cuatro pasos, estás en camino de lograr el éxito de la delegación y hacer más cosas como líder.

Los 4 pasos

Hay cuatro pasos en la delegación efectiva. En primer lugar, debes elegir las tareas correctas para delegar. Una vez que hayas hecho eso, debes identificar a las personas adecuadas para delegarlas.

Luego, proporcionar instrucciones y supervisar el progreso, y finalmente, revisar los resultados.

Repasemos cada uno de estos pasos con más detalle.

¿Qué debería delegar?

Hay muchas actividades que realizsa cada semana que probablemente sean perfectas para delegar, y otras sin duda, menos.

Hay algunas responsabilidades que simplemente no puedes delegar, tareas delicadas que otros no pueden realizar, tareas que requieren sus habilidades específicas o tu función como gerente.

Al considerar una tarea o actividad para delegar, comienza por hacer estas preguntas:

• ¿Es absolutamente crítico que haga esta tarea yo mismo?
• ¿Hay alguien en mi equipo con la experiencia adecuada para completar esta tarea?
• ¿Es esta una tarea algo que será regular en el futuro?
• ¿Esta tarea brinda la oportunidad de desarrollar las habilidades de otra persona?

Si ha dicho sí a dos o más de estas preguntas, eso significa que es muy probable que pueda delegar esta tarea a otra persona.

¿A quién debería delegar?

No todas las tareas o actividades son iguales. Algunas pueden ser realizados por cualquier persona, y otros son especializadas y necesitan habilidades y conocimientos específicos.

Necesita encontrar las personas adecuadas para las tareas correctas. Coincidir con la persona adecuada para cada tarea puede ser difícil.

Hay una serie de consideraciones; el nivel de habilidad de sus empleados, su motivación y, francamente, su confiabilidad. Como todos sabemos, no todos los empleados son creados iguales.

Habiendo dicho eso, trata de no encasillar a sus empleados. Al brindarles nuevas oportunidades, puedes alentar un nuevo sentido de motivación y responsabilidad.

Después de todo, mientras intentas administrar su propio tiempo, si delegas de manera efectiva, estás alentando a tu equipo a ampliar sus horizontes.

Como líder, sin duda ya está al tanto de las fortalezas y debilidades de cada individuo, y su afán por aprender nuevas habilidades.

También deberías considerar su carga de trabajo actual y ¿les vas a delegar este trabajo, lo que significa que tendrán que reorganizar su propia carga de trabajo o sus responsabilidades? De igual importancia, ¿cuáles son los objetivos a largo plazo de esta persona y sus aspiraciones profesionales?

Proporciona instrucciones y monitorea

Delegar una tarea no es tan simple como decir ‘Haz esto, gracias’.

Tienes que aceptar que las primeras veces que delegues una tarea, inevitablemente terminará tomando más tiempo que hacerlo tú mismo (ya que tendrás que entrenar, responder preguntas, etc.), así que debes considerar esta delegación como una inversión.

Al transferir tus habilidades, finalmente estarás ahorrando más tiempo del que dedicaste a la enseñanza.

Cuando delegues algo nuevo a un miembro del equipo, hay que ser muy específico con lo que se necesita y las expectativas. Explícales cómo medirás su desempeño y haz saber a la persona el nivel de responsabilidad que conlleva la tarea.

Aclarar estas cosas de antemano hará que todo se ejecute de forma más fluida y reducirá el riesgo de errores.

Si tienes que explicar una tarea verbalmente en gran medida, sería aconsejable escribirlo todo, y luego tu equipo tendrá algo para referirse en el futuro. De esta manera, pueden referirse al documento, en lugar de tener que volver siempre a ti para una aclaración.

Si tienes preferencias específicas sobre cómo debe llevarse a cabo el trabajo, asegúrate de incluir esa información. Si tienes un plazo estricto o hitos que necesitas alcanzar, tenlo en cuenta.

Sin embargo, ten cuidado de no detallar cada acción, y de cómo debe hacerse el trabajo. Debes permitir que tu empleado ajuste sus propios métodos y procesos.

Cuando delegues algo, asegúrate de que tu empleado elegido sepa que pueden acudir a ti con preguntas, y si lo hacen, recuerda ser paciente. La delegación es una gran manera de motivar a tu equipo, sin embargo la mala delegación tiene el riesgo de dañar la moral.

Cuando las tareas se hacen bien, haz un esfuerzo para darle a tu empleado el reconocimiento que merece.

Ya sea que se trate de reconocimiento público o uno a uno, a todos les gusta que se les de crédito por su trabajo. Hacer esto no solo hace que tu empleado se sienta bien, sino que también los motiva a continuar con su trabajo.

Revisa los resultados

Cuando el trabajo haya terminado, asegúrate de reservar suficiente tiempo para revisarlo por completo y proporciona retroalimentación significativa al empleado que realizó el trabajo.

Este proceso de retroalimentación es absolutamente vital. Cuando obtienes buenos resultados, felicita a tus empleados.

Este esfuerzo contribuirá en gran medida a aumentar la autoconfianza y la eficiencia de los miembros del equipo, y ambos mejorarán en la próxima tarea delegada.

Igualmente importante, si tus expectativas no se cumplen, debes averiguar por qué sucedió esto, darles una crítica constructiva y asegurarte de que entiendan tus expectativas para las tareas futuras.