La evaluación de proyectos, como el nombre lo indica, es el proceso de evaluar un cuerpo de trabajo en proceso o terminado. Se debe hacer un análisis riguroso de las metas, objetivos y actividades completadas para determinar si el proyecto ha producido resultados planificados.

Al tratarse de un proceso, se debe seguir una serie de pasos para identificar y medir los resultados e impacto del proyecto. En este post nos dedicaremos a explicar los principios y pautas de la evaluación de proyectos. 

Evaluación de Proyectos – Principios

Existen principios clave que se deben incorporar en la evaluación, en caso de que se quiera comprender genuinamente el impacto del trabajo. Estos son:

• Evaluación continua: la evaluación debe ser un proceso continuo, no funciona si solo se hace una evaluación y se pasa a lo siguiente. La evaluación informa la planificación e implementación futuras.
• Evaluación auténtica: los procesos deben ser atractivos y deben involucrar a los afectados.
• Evaluación responsable: el proceso debe ser completamente transparente, por lo que debes estar dispuesto a compartir información y el progreso con las partes afectadas y con la comunidad. 
• Comprometerse con el cambio: para que este proceso sea realmente exitoso debes tener la voluntad de desafiar las prácticas y políticas ineficaces e identificar estrategias para abordarlas. No puedes tener apego a una idea o estrategia fija, sino estar abierto a reestructurar todo.
• Celebra el éxito: el análisis también debe tomar tiempo para reconocer los logros e identificar las mejores prácticas, para luego replicarlas.

Esto es en teoría lo que debe regir una evaluación de proyectos, sin embargo, en la práctica, se debe ser aún más riguroso siguiendo una serie de pasos para asegurar el éxito. 

Evaluación de Proyectos – Pautas

Los resultados, los impactos, las metas y los objetivos, pueden administrarse bajo un plan de evaluación del proyecto. Este plan se encarga de proporcionar un conjunto de herramientas para medir el progreso en la implementación del proyecto y sus componentes clave (metas, objetivos y actividades). Un plan de evaluación del proyecto también se enfoca en evaluar la efectividad y eficiencia del proyecto, explorando y analizando los resultados e impactos.

En síntesis, se trata de un documento detallado que define y establece las prácticas y la secuencia de actividades para llevar a cabo el análisis bajo ciertos criterios de evaluación. Así, con este documento determinamos la efectividad y eficiencia del proyecto a través del seguimiento del progreso en cada objetivo, la finalización de las actividades y las fechas de finalización.

Debes saber que no hay un número exacto de indicadores o criterios de evaluación que deban usarse en la evaluación de proyectos; ni tampoco existe un conjunto predefinido de actividades para ejecutar la evaluación. Tu proyecto es único y tiene sus propias metas y objetivos, por tanto, serán factores que debes definir en función de tus intereses. Sin embargo, al diseñar un plan de evaluación de proyecto, recomendamos las siguientes pautas generales. 

Paso 1. Identificar resultado e impacto

Se debe identificar el impacto del proyecto, es decir los beneficios obtenidos una vez que se van alcanzando las metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo.

A través de la medición de resultados, puedes comprender el alcance del logro de la meta. Estos resultados generan ciertos efectos a largo plazo que se conocen como impactos. Si se miden correctamente se puede obtener una visión general del impacto que tendrá el proyecto sobre el sector al que está dirigido. 

Paso 2. Elegir método de evaluación

Existen múltiples métodos de evaluación de proyecto, pero debes elegir uno que medirá el impacto y los resultados. Debes elegir uno que te ayude a determinar con facilidad si las metas y objetivos se han concretado y si estás en camino de lograr el cambio deseado. El método elegido se centrará en los beneficios (resultados) y efectos (impactos).

Algunos métodos de evaluación de proyectos pueden ser:

• Revisiones de implementación: 
• Encuestas
• Cuestionarios
• Grupos de enfoque
• Análisis de registros
• Entrevistas

Las consideraciones clave para que tu método sea efectivo incluyen requisitos (información que se necesita para realizar una evaluación sólida), practicidad (qué tan factible es recompilar esa información en base a tiempo y recursos), precisión (grado de precisión y factores que podrían afectarla) y credibilidad (que los afectados encuentren el método suficientemente riguroso).

Paso 3. Informe sobre la evaluación

Por último, se requiere hacer una revisión del trabajo realizado y creación de un informe de evaluación del proyecto. El informe debe contener conclusiones sobre la capacidad del proyecto para producir el cambio deseado y lograr las metas y objetivos preestablecidos.

A través de estos criterios de evaluación, analizarás si tu proyecto se llevó a cabo de manera consistente con el plan original y si las actividades del proyecto contribuyeron al éxito del mismo.

En otras palabras tu trabajo será confirmar de manera rigurosa si las metas si las metas y objetivos se alcanzan completamente durante el curso del proyecto y si con ellas se han alcanzado los resultados y los efectos deseados. El informe que redactes servirá posteriormente para la toma de decisiones, una vez que el equipo de gestión haga las respectivas revisiones. 

Por tanto, para hacer una evaluación de proyectos rigurosa y efectiva, ten en consideración los principios y al momento de la ejecución del plan, no olvides implementar estos tres criterios o pautas para un análisis consistente.

Ahora bien, dependiendo cuál sea tu proyecto (puede que seas una empresa de IT, una organización sin fines de lucro o una empresa de trabajo remoto, por ejemplo), puede que necesites agregar más criterios de rigor para desarrollar una evaluación sustancial. Sin embargo, de forma genérica, estas tres pautas podrían funcionar bien para tu proyecto.