Un caso de negocios se desarrolla durante las primeras etapas de un proyecto y describe el por qué, qué, cómo y quién es necesario para decidir si vale la pena continuar un proyecto.

Si bien la propuesta del proyecto se centra en por qué se desea un proyecto, solo contendrá un resumen del proyecto: visión comercial, necesidad comercial, beneficios esperados, ajuste estratégico, productos producidos, estimaciones amplias de tiempo y costo e impacto en la organización. En el siguiente post te diremos cómo escribir un caso de negocios. 

Al escribir un caso de negocios, tenga en cuenta lo siguiente:

• El documento debe ser breve y transmitir solo lo esencial.
• Que sea interesante, claro y conciso.
• Eliminar conjeturas y minimizar jerga.
• Que describa tu visión del futuro.
• Demostrar el valor y los beneficios que el proyecto aporta al negocio.
• Que mantenga el número de autores al mínimo para garantizar un estilo coherente y legibilidad.

El patrocinador del proyecto es responsable de preparar el caso de negocios. Sin embargo, todos los miembros apropiados del equipo deben contribuir a su desarrollo. Del mismo modo, los expertos en la materia de otras funciones (finanzas, recursos humanos, TI, prestación de servicios, etc.) pueden proporcionar información especializada.

Además, aquellos que escriben el caso de negocios deben tener una comprensión profunda de los objetivos del proyecto y ser capaces de fusionar los planes variados y potencialmente complejos en un solo documento utilizando la siguiente plantilla de caso de negocios.

Los siguientes son los cuatro pasos para preparar una plantilla de caso de negocio perfecta para tu proyecto. Incluye las siguientes cuatro secciones:

Resumen Ejecutivo

Dependiendo de la duración del caso de negocios, es posible que desees incluir un resumen de alto nivel del proyecto.

El resumen ejecutivo es la primera sección del caso de negocios y la última escrita. Es un breve resumen de todo el caso de negocios. 

Finanzas

La sección de finanzas de un caso de negocios efectivo es principalmente para aquellos que aprueban la financiación. La función financiera estará interesada en esto más la primera mitad de la definición del proyecto. Cuando prepares la evaluación financiera, busca asesoramiento sobre el contenido y la presentación de la función financiera. En el caso de desarrollos de capital, consulta a expertos en la materia.

El propósito de una evaluación financiera es:

• Identificar las implicaciones financieras para el proyecto.
• Permitir la comparación de los costos del proyecto con los beneficios previstos.
• Asegurar que el proyecto sea asequible; asegurar que se consideren todos los costos asociados con el proyecto.
• Evaluar la relación calidad-precio.
• Predecir el flujo de caja.

Finalmente está el análisis de sensibilidad. El análisis de sensibilidad se refiere al riesgo del proyecto y analiza futuros alternativos midiendo el impacto en los resultados del proyecto o supuestos de valores cambiantes en los que existe incertidumbre. En efecto, el análisis de sensibilidad permite al contador del proyecto experimentar con posibles escenarios.

Definición del proyecto

Esta es la mayor parte del caso de negocios y es para el patrocinador del proyecto, las partes interesadas y el equipo del proyecto. Responde la mayoría de las preguntas sobre por qué, qué y cómo sobre tu proyecto.

Información de contexto 

El propósito de esta sección es dar una introducción clara al caso de negocio y al proyecto. Debe contener una breve descripción de las razones por las cuales se produjo el cambio del proyecto o del negocio: el problema, la oportunidad o el cambio de circunstancias.

Objetivo de negocio

Esta parte describe por qué estás haciendo el proyecto. El objetivo comercial responde las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es tu objetivo?
• ¿Qué se necesita para superar el problema?
• ¿Cómo apoyará el proyecto la estrategia comercial?

Beneficios y limitaciones

La sección de beneficios y limitaciones describe los beneficios financieros y no financieros a su vez. El propósito es explicar por qué necesitas un proyecto.

Identificación y selección de opciones

Identifica las posibles soluciones al problema y descríbelas con suficiente detalle para que el lector las entienda. Por ejemplo, si el caso de negocios y la solución propuesta hace uso de la tecnología, asegúrate de explicar cómo se utiliza la tecnología y definir los términos utilizados en un glosario.

Como la mayoría de los problemas tienen múltiples soluciones, a menudo se necesita una evaluación de opciones. Esto explorará las posibles soluciones y recomendará la mejor opción.

Al escribir un caso de negocio inicial, es probable que la evaluación de opciones contenga una larga lista de opciones y cubra muchas posibilidades. A medida que el proyecto continúe, se rechazarán varias opciones.

Esquema

El plan general proporciona un resumen de las actividades principales y el calendario general (cronograma del proyecto ) para el proyecto. Idealmente, el proyecto debería dividirse en etapas con decisiones clave que precedan a cada etapa. Usa esta sección para responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué se requiere?
• Como se hace
• ¿Quién hace qué?
• ¿Cuándo  sucederán las cosas?

Este plan de esquema enumera los principales entregables e incluye una breve descripción del proyecto más responsabilidades para cada actividad. 

Evaluación de riesgos

La evaluación de riesgos resume los riesgos y oportunidades importantes y cómo se gestionan. Los riesgos incluidos deben cubrir aquellos que podrían surgir de tu proyecto o la capacidad de la organización para generar cambios. Esta sección responde las siguientes preguntas:

• ¿Qué riesgos están involucrados?
• ¿Cuáles son las consecuencias de que ocurra un riesgo?
• ¿Qué oportunidades pueden surgir?
• ¿Qué planes existen para enfrentar los riesgos?

Enfoque del proyecto

El enfoque del proyecto describe cómo se aborda el proyecto. Es decir, la forma en que se realiza el trabajo para entregar el proyecto. Por ejemplo, un proyecto con gran parte del trabajo contratado es probable que adopte un enfoque diferente a un proyecto que desarrolle una solución interna.

Estrategia de compras

Esta sección describe cómo se va a financiar un proyecto y si la organización debe tomar una decisión de compra, arrendamiento o tercerización antes de comprar. Además, la estrategia de compra debe describir el proceso de compra utilizado. Un proceso formal de adquisición puede ahorrar tiempo y dinero y reducir el riesgo del proyecto.

Organización del proyecto

La última sección de la plantilla de caso de negocio es de mayor interés para el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y los gerentes responsables de entregar el trabajo al proyecto.

Esta sección de organización del proyecto describe cómo se configura el proyecto.

Gestión del proyecto

Por lo general, una empresa ya habrá implementado un marco de gobernanza del proyecto que respaldará el proyecto en cada etapa. Si tu organización no utiliza un marco de proceso estructurado de gestión de proyectos, utiliza esta sección para incluir:

• Roles y responsabilidades en el proyecto (el equipo del proyecto y las partes interesadas),
• Las tolerancias del proyecto,
• Cualquier estándar que el proyecto debe tener en cuenta,
• Puntos de revisión, y
• Cómo se toman las decisiones.

Informe de progreso

Finalmente, el caso de negocio debe definir cómo se registra el progreso del proyecto y la junta del proyecto se actualiza sobre el rendimiento del proyecto. Por lo general, el gerente del proyecto hace esto preparando un informe de progreso conciso o un informe destacado a intervalos regulares.