Cuando creas una pequeña empresa necesitas saber todos los conceptos de contabilidad para conocer la capacidad financiera de tu empresa. Es decir, saber cuánto gana, cuánto pierde, cómo se gasta y se usa el dinero, etc. Para que lleves las riendas de tu negocio por la vía correcta, debes saber leer los estados financieros. Por eso, a continuación hablaremos y aclararemos dudas acerca de la contabilidad para pequeñas empresas.

Contabilidad para Pequeñas Empresas

La contabilidad racional y lógica es necesaria en todo tipo de negocios. Lo primero con lo que debes relacionarte es con los conceptos básicos de la contabilidad y compartimos algunos a continuación.

Teneduría de libros

Es la fuente de información para cualquier tipo de estados financieros. Los libros, mantienen los registros de las actividades financieras de una empresa o un individuo.

“El objetivo de la contabilidad es simplemente registrar y resumir las transacciones financieras en una forma utilizable que proporcione información financiera sobre un negocio o un individuo”, dice Dave Marshall de Bean Counter.

La mayoría de las empresas manejan su sistema de contabilidad a través de libros de contabilidad o de manera computarizada con software de contabilidad, o de forma híbrida (libros físicos y software).

Balance general

“Una Hoja de Balance es simplemente una imagen de una empresa en un momento específico, generalmente al final del mes o año. Al analizar y revisar este estado financiero, se puede determinar la ‘salud’ financiera actual de una empresa”, señala Marshall.

La Hoja de Balance muestra el total de sus activos: activos actuales como cuentas de cheques/ahorros, y otros activos actuales que incluyen cuentas por cobrar de préstamos. Pero también muestra la totalidad de los pasivos corrientes, préstamos a pagar, etc. El patrimonio incluye las ganancias retenidas del capital y las inversiones.

Las categorías y el formato del Balance se basan y se ajustan a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o GAAP. Este es el estándar a seguir para la preparación de los estados financieros.

Capital

Es el dinero proveniente del capital y las inversiones que los empresarios han aportado. También se refiere al exceso de ingresos sobre los gastos que contribuye a las ganancias después de los retiros y depósitos del propietario.

Gastos

Son las operaciones que restan dinero. Los gastos incluyen préstamos para su negocio, gastos mensuales como el salario, la factura de la electricidad y el agua, el alquiler y otros gastos, y la salida de efectivo.

Ingresos

Se refiere a la cantidad de aumento en el patrimonio del propietario como resultado de las ventas y otras actividades y operaciones comerciales

Egresos

Es el antónimo de los ingresos, es decir, la cantidad de disminución en el patrimonio del propietario.

Elige el método de contabilidad

Antes de presentar la primera declaración de impuestos, debes elegir el mejor método de contabilidad para tu negocio.

Contabilidad de base de efectivo

Es una forma de contabilidad sencilla que rastrea los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan.

Contabilidad a base de acumulación

Este método cuenta el dinero cuando se “gana”, en lugar de recibirlo (y lo mismo con los gastos). Por ejemplo, si un cliente firma un gran contrato, el método contará el dinero como ganado, incluso si todavía el cliente no ha pagado. Es un método más complejo pero permite dar una imagen de la empresa a largo plazo. Algo que es especialmente útil para las pymes al informar a los inversores o al tomar decisiones de escalamiento aceleradas.

Recomendamos consultar a un especialista en contabilidad para saber cuál es el método más conveniente para tu pequeña empresa.

Qué registros deberías guardar

¿Cuáles son los registros financieros que realmente necesitas para hacer seguimiento al desarrollo de tu empresa? Todos.

Debes hacer un seguimiento de la documentación que muestra los ingresos, gastos, deducciones y créditos que se muestran en sus declaraciones de impuestos. Esta documentación puede incluir:

• Ingresos
• Estados de cuenta bancarios y tarjetas de crédito.
• Cuentas
• Cheques cancelados
• Facturas
• Prueba de pagos
• Estados financieros del banco o de su contable
• Declaraciones de impuestos anteriores
• Formas W2 y 1099
• Cualquier otra evidencia documental que respalde una partida de ingresos, deducción o crédito que se muestra en su declaración de impuestos

Y no solo se deben guardar estos documentos hasta que se entreguen al recaudador de impuestos. Debes conservar la mayoría de los registros por al menos tres años, aunque para algunas operaciones querrás mantener los registros por unos cinco años.

CheckList de control de contabilidad

La siguiente es una lista de verificación recomendada para mantener los libros preciosos.

Tareas de contabilidad semanales

• Ingresa todas las transacciones en su software de contabilidad o en la hoja de cálculo de Excel.
• Categoriza tus transacciones, ya que se clasifican de manera diferente en su declaración de impuestos.
• Archiva o digitaliza los recibos para llevar todo en orden.

Tareas de contabilidad mensuales

• Concilia tus cuentas bancarias para protegerte de cualquier ingreso o gasto que se escape de las manos.
• Preparar y enviar facturas (si corresponde) en el menor tiempo posible.
• Pagar a los vendedores y otras facturas para evitar a toda costa el pago de intereses.
• Revisar facturas pendientes para procesar las cuentas por cobrar y garantizar el flujo de efectivo.
• Revisar tu situación financiera. Debes preguntarte cosas como “¿Tengo suficiente dinero para seguir operando?”. Se debe revisar cuánto efectivo hay en el banco y cuánto efectivo esperas recibir próximamente.

Lo más recomendable es que programes un tiempo dedicado para manejar las finanzas de tu negocio. Mantener buenos registros también significa que tu vida será más fácil cuando se trata de impuestos de ingresos trimestrales y anuales para tu empresa.

Y por último, pero no menos importante, con un conocimiento seguro de tus libros, estarás preparado para tomar buenas decisiones financieras en nombre de tu pymes o pequeña empresa.

Por otro lado, si no tienes tiempo para aprender y tienes otros desafíos por cumplir, puedes subcontratar tu contabilidad con un profesional externo. Sin embargo, es importante que conozcas la terminología y cómo funcionan las operaciones para al menos estimar si tu negocio está yendo por buen camino.