Para los responsables, generalmente hay muchas decisiones que tomar. La pregunta es, ¿cuál debe abordarse primero? Para ayudar a responder esa pregunta, muchos líderes empresariales realizan un análisis de Pareto.

Un análisis de Pareto ayuda a priorizar las decisiones para que los líderes sepan cuáles tendrán la mayor influencia en sus objetivos generales y cuáles tendrán la menor cantidad de impacto. En el siguiente post abordamos todo lo referente a lo que es el análisis de Pareto para la toma de decisiones.

Análisis de Pareto

Imagina que acabas de asumir un nuevo rol como jefe de departamento. Como era de esperar, ha heredado una gran cantidad de problemas que requieren tu atención. Idealmente, deseas centrar tu atención en solucionar los problemas más importantes.

Pero, ¿cómo decides qué problemas debes resolver primero? ¿Y algunos problemas son causados ​​por el mismo problema subyacente? Para solucionar este conflicto se puede usar una herramienta o técnica de estadística muy conocida llamada el análisis de Pareto.

El Análisis de Pareto es una técnica simple para priorizar posibles cambios mediante la identificación de los problemas que se resolverán haciendo estos cambios. Al utilizar este enfoque, puede priorizar los cambios individuales que mejorarán más la situación.

Un cuadro de Pareto proporciona datos necesarios para establecer prioridades. Organiza y muestra información para mostrar la importancia relativa de varios problemas o causas de problemas. Es una forma de gráfico de barras verticales que ordena los elementos (de mayor a menor) en relación con algún efecto de interés medible: frecuencia, costo o tiempo.

El cuadro se basa en el principio de Pareto, que establece que cuando varios factores afectan una situación, algunos factores explicarán la mayor parte del impacto. El principio de Pareto describe un fenómeno en el que el 80 % de la variación observada en los procesos cotidianos puede explicarse por un mero 20 % de las causas de esa variación.

Podemos aplicar la regla 80/20 a casi cualquier cosa:

• El 80% de las quejas de los clientes surgen del 20% de tus productos y servicios.
• El 80% de los retrasos en el cronograma resultan del 20% de las posibles causas de los retrasos.
• El 20% de sus productos y servicios representan el 80% de tus ganancias.
• El 20% de tu fuerza de ventas produce el 80% de los ingresos de tu empresa.
• El 20% de los defectos del sistema causan el 80% de tus problemas.

Colocar los elementos en orden descendente de frecuencia hace que sea fácil discernir aquellos problemas que son de mayor importancia o aquellas causas que parecen explicar la mayor parte de la variación. Por lo tanto, un cuadro de Pareto ayuda a los equipos a enfocar sus esfuerzos donde puedan tener el mayor impacto potencial. Son una herramienta clave de análisis de causa raíz.

Pasos para el Análisis de Pareto

Los cuadros de Pareto ayudan a los equipos a centrarse en la pequeña cantidad de problemas realmente importantes o sus causas. Son útiles para establecer prioridades al mostrar cuáles son los problemas más críticos que deben abordarse o las causas que deben abordarse. La comparación de los gráficos de Pareto de una situación dada a lo largo del tiempo también puede determinar si una solución implementada redujo la frecuencia relativa o el costo de ese problema o causa.

Si bien hay varias formas diferentes de realizar un análisis de Pareto, tienden a girar en torno a los mismos principios rectores. Para fabricarlo se deben seguir los siguientes pasos:

Identificar y enumerar problemas: Lo primero que se debe hacer es escribir una lista de todos los problemas que se necesitan resolver.

Identifica la causa raíz: A continuación debes tener claro que para cada problema, deberás identifica su causa o razón fundamental.

Califica los problemas: Ciertamente, el uso del método de puntuación dependerá del tipo de problema que deba resolverse. Por ejemplo, si el problema gira en torno a un negocio que intenta mejorar las ganancias, entonces la calificación podría centrarse en cuánto te cuesta cada problema. Ahora bien, si estás tratando de aumentar la satisfacción del cliente, podrías quizás, calificar los problemas según la cantidad de quejas que se eliminarían si se resolviera el problema.

Agrupa los problemas: A continuación, debes agrupar cada uno de los problemas por la causa raíz de los mismos.

Agrega los puntajes: ahora debes sumar los puntajes para cada grupo de causas. El grupo con el puntaje más alto debería ser la prioridad más alta, mientras que el grupo con el puntaje más bajo debería ser la prioridad más baja.

Acción: Una vez cumplidos los pasos anteriores deberás abordar las causas de los problemas. Trata primero el problema o grupo de problemas de máxima prioridad.

Si deseas una representación gráfica de los problemas, la Red de Excelencia de Proyectos aconseja dividir la puntuación de cada problema por el total general de todas las puntuaciones para obtener un porcentaje. Los encargados de la toma de decisiones deben dibujar un cuadro con un eje horizontal y dos ejes verticales. El eje vertical izquierdo debe marcarse en incrementos de cero al total general de todos los puntajes del problema. Por otro lado, el eje vertical derecho debe marcarse en incrementos de cero a 100 %.

Luego, los líderes deben construir un diagrama de barras verticales, con el puntaje porcentual más alto a la izquierda y el más bajo a la derecha. Según la red de excelencia del proyecto, la altura de cada barra debe corresponder con el valor en el eje izquierdo y el porcentaje del total en el eje derecho.

Finalmente, para determinar qué porcentaje del total de problemas se resolverá cuando se aborden más de uno, se debe agregar un gráfico lineal en la parte superior.

“Comenzando en el punto cero izquierdo, trace una línea que muestre el porcentaje acumulado total alcanzado con la adición de cada clasificación de problemas”, escribe la red de excelencia del proyecto en su sitio web. “La línea debe terminar en la marca del 100 por ciento en el eje derecho”.